Faites décoller votre carrière

Vos missions :

• Participer à la vérification et assurer le suivi de la signature des actes contractuels et des courriers de la Société
• Traiter les dossiers assurances de la Société (primes et polices d’assurances)
• Assurer toutes les tâches administratives de la Direction Juridique et Assurances
• Assurer la gestion, le suivi et la conservation/archivage de tous les documents de la Société afin de garantir leur accessibilité, sécurité, et conformité aux normes internes et aux réglementations en vigueur
• Veiller à la centralisation et à la mise à jour des documents dans le système de gestion documentaire, et contribue à optimiser les processus documentaires

Vos attributions :

• Collecter, classer et archiver tous les documents produits par les différents départements en respectant les méthodes d’archivage, principalement numérique
• Assurer la mise à jour des fonds documentaires, des dossiers selon les procédures internes
• Appliquer les méthodes d’archivage et garantir leur respect pour une conservation à long terme
• Suivi et mise à disposition de la documentation :
  
  • Mettre à jour les tableaux de bord de gestion documentaire et assurer leur suivi régulier
  • Effectuer des recherches documentaires et gérer l’accès aux documents physiques et numériques
  • Participer aux audits internes et externes en matière de gestion documentaire et assurer le suivi des recommandations
• Support et gestion de l’information :
  • Appliquer les processus de gestion documentaire définis et respecter les pratiques de confidentialité et de sécurité documentaire
  • Organiser et structurer la documentation pour optimiser l’accessibilité de l’information et répondre aux besoins du service et des autres départements
  • Proposer et mettre en oeuvre des améliorations pour optimiser la gestion électronique des documents (GED ou autres logiciels)

Profil idéal :

Formation :

• Bac +2/+3 en gestion documentaire, gestion de l’information, science sociale ou dans un domaine similaire

Expériences professionnelles :

• Minimum 2 ans dans un poste similaire ou en gestion de documents, idéalement dans un environnement structuré

Connaissances techniques :

• Maîtrise des outils de gestion électronique de documents (GED ou autres logiciels) et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance des normes et réglementations en matière de gestion documentaire, confidentialité et archivage
• Bon niveau linguistique du français (oral et écrit)

Compétences organisationnelles :

• Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des documents
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs demandes simultanément

Compétences interpersonnelles :

• Bon relationnel pour travailler avec différents départements
• Capacités pédagogiques pour la formation des utilisateurs

Qualités personnelles :

• Rigueur – Dynamisme
• Organisation – Adaptabilité
• Intégrité – Ponctualité

Le dossier de candidature composé d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé (avec photo d’identité récente et mentionnant un numéro de téléphone et une adresse courriel) devra être adressé au plus tard le 16 janvier 2025 à recrutement@ravinala-airports.aero dont objet : Un(e) Assistant(e) administratif(ve) et Chargé(e) de Gestion des Documents.

Ravinala Airports promeut la diversité et l’égalité homme femme en milieu professionnel. Elle recrute et reconnaît tous les talents.